Nel corso di una verifica fiscale, i verificatori possono acquisire dati presenti nei computer aziendali e nei supporti informatici utilizzati dall’impresa o dal professionista. Maggiori cautele sono invece richieste quando si tratta di dispositivi privati, come tablet, computer personali o autovetture private di amministratori, dipendenti o professionisti. In tali casi possono essere necessarie specifiche autorizzazioni e devono sussistere precisi presupposti.
Durante le verifiche fiscali, l’Amministrazione finanziaria può procedere ad accessi, ispezioni, verifiche e ricerche nei locali in cui viene esercitata l’attività commerciale, agricola, artistica o professionale. Negli ultimi anni, con la crescente digitalizzazione delle imprese e degli studi professionali, l’attività ispettiva riguarda sempre più spesso anche computer, server, hard disk, chiavette USB, tablet, archivi digitali e sistemi cloud.
L’acquisizione dei dati informatici può quindi assumere un ruolo centrale, soprattutto quando i verificatori ricercano documentazione extracontabile, file gestionali, copie di sicurezza, dati cancellati o informazioni utili alla ricostruzione della posizione fiscale del contribuente.
I poteri di accesso dei verificatori
I funzionari dell’Amministrazione finanziaria possono accedere nei locali destinati all’esercizio dell’attività per procedere a ispezioni documentali, verificazioni, ricerche e ogni altra rilevazione utile all’accertamento delle imposte e alla repressione delle violazioni fiscali. L’accesso deve essere autorizzato dal capo dell’ufficio da cui dipendono i funzionari e l’autorizzazione deve indicare lo scopo dell’intervento.
| Luogo dell’accesso | Autorizzazione richiesta |
|---|---|
| Locali destinati all’attività d’impresa o professionale | Autorizzazione del capo dell’ufficio. |
| Locali adibiti anche ad abitazione | Autorizzazione del capo dell’ufficio e autorizzazione del Procuratore della Repubblica. |
| Studio professionale | Accesso in presenza del titolare dello studio o di un suo delegato. |
| Documenti coperti da segreto professionale | Necessaria autorizzazione del Procuratore della Repubblica o dell’Autorità giudiziaria competente. |
Ispezione dei computer aziendali
Nel corso della verifica possono essere acquisiti dati presenti nei computer aziendali e nei supporti informatici in uso all’impresa. L’ispezione documentale può estendersi anche a libri, registri, documenti e scritture non obbligatorie, purché presenti nei locali dell’accesso oppure accessibili tramite apparecchiature informatiche installate in tali locali.
| Supporto / dato | Possibile acquisizione |
|---|---|
| Computer aziendali | Sì, se utilizzati nell’attività dell’impresa. |
| Server aziendali | Sì, con trasferimento dei dati su supporto esterno. |
| Hard disk esterni | Sì, se pertinenti all’attività ispettiva. |
| Chiavette USB | Sì, se disponibili nei locali e pertinenti all’attività controllata. |
| CD, DVD, supporti fisici | Sì, se rilevanti per la verifica. |
| Dati extracontabili | Sì, se utili alla ricostruzione fiscale. |
Le operazioni dovrebbero essere effettuate, di norma, con l’assistenza di personale specializzato del soggetto verificato.
Acquisizione dei dati informatici
I verificatori possono procedere all’acquisizione dei dati informatici con modalità diverse, a seconda delle esigenze dell’attività ispettiva. In particolare, può essere effettuata:
| Modalità | Descrizione |
|---|---|
| Acquisizione mirata | Estrazione di specifici file, dati o informazioni digitali individuate come rilevanti. |
| Copia dei dati presenti sul computer | Trasferimento dei dati su supporto informatico esterno. |
| Copia forense o immagine del supporto | Creazione di una copia identica del supporto, utile quando occorre preservare integrità e verificabilità del dato. |
| Stampa dei dati rilevanti | Stampa dei documenti ritenuti utili, con firma dei verificatori e del contribuente. |
| Acquisizione dei backup | Ricerca e acquisizione di copie di sicurezza, anche per verificare eventuali cancellazioni. |
La copia forense può risultare particolarmente utile quando vi sia il sospetto che file rilevanti siano stati cancellati o modificati.
Dati contabili ed extracontabili
L’attività ispettiva sui sistemi informatici non riguarda soltanto i dati contabili ufficiali. Spesso l’attenzione dei verificatori si concentra anche su dati extracontabili o gestionali, come file interni, prospetti, software, archivi non ufficiali e documenti utilizzati dall’impresa per finalità operative o di controllo interno.
| Tipologia di dato | Rilevanza fiscale |
|---|---|
| Scritture contabili obbligatorie | Devono essere esibite e, se necessario, stampate. |
| Dati extracontabili | Possono essere acquisiti se utili al controllo fiscale. |
| File gestionali interni | Possono assumere rilievo se collegati all’attività verificata. |
| Software utilizzati dall’impresa | Possono essere esaminati per verificare la presenza di gestioni parallele o non ufficiali. |
| Backup aziendali | Possono essere confrontati con i dati presenti al momento dell’accesso. |
La documentazione informatica extracontabile, se legittimamente acquisita, può costituire elemento presuntivo utilizzabile ai fini dell’accertamento, salva la verifica della sua attendibilità.
Supporti informatici portatili
Nel corso dell’accesso, se risultano nella disponibilità del titolare, dell’amministratore o dei responsabili della contabilità supporti informatici portatili, il relativo contenuto può essere acquisito, se pertinente all’attività ispettiva.
| Supporto | Possibile acquisizione |
|---|---|
| Chiavette USB aziendali | Sì, se pertinenti alla verifica. |
| Hard disk esterni aziendali | Sì, se collegati all’attività controllata. |
| Memorie portatili utilizzate per la contabilità | Sì, se rilevanti. |
| Supporti privati con soli dati personali | No, salvo specifici presupposti e autorizzazione. |
| Supporti privati con sospetta presenza di dati aziendali | Possibile solo con le garanzie previste dalla normativa. |
Dispositivi privati dell’amministratore o del dipendente
Il punto più delicato riguarda i dispositivi privati, come tablet, computer personali o altri strumenti non appartenenti all’impresa. Se il dispositivo è di proprietà aziendale o comunque utilizzato per l’attività dell’impresa, l’acquisizione dei dati può rientrare nei normali poteri ispettivi. Diversamente, se il dispositivo è di proprietà privata esclusiva e contiene solo dati personali, l’acquisizione non può avvenire liberamente.
| Caso | Regola |
|---|---|
| Dispositivo aziendale | I dati possono essere acquisiti se pertinenti alla verifica. |
| Dispositivo privato con soli dati personali | Non è acquisibile liberamente. |
| Dispositivo privato con sospetta presenza di dati aziendali | Occorrono gravi indizi di violazioni fiscali e autorizzazione del Procuratore della Repubblica. |
| Tablet privato dell’amministratore | L’acquisizione richiede particolare cautela e specifici presupposti. |
| Computer privato del dipendente | Non può essere ispezionato senza le garanzie previste. |
Quando serve l’autorizzazione del Procuratore della Repubblica
Per accedere a dispositivi o dati privati del contribuente è necessario rispettare condizioni più rigorose. In particolare, devono sussistere gravi indizi di violazioni tributarie e deve essere richiesta preventivamente l’autorizzazione del Procuratore della Repubblica competente per territorio.
| Condizione | Descrizione |
|---|---|
| Gravi indizi di violazioni tributarie | Devono emergere elementi concreti che giustifichino l’accesso ai dati privati. |
| Richiesta preventiva alla Procura | I verificatori devono richiedere l’autorizzazione prima dell’acquisizione. |
| Motivazione del provvedimento | Deve essere indicata la ragione per cui si ritiene probabile trovare elementi rilevanti nel dispositivo. |
| Pertinenza all’attività verificata | I dati ricercati devono essere collegati all’attività oggetto di controllo. |
Studi professionali e segreto professionale
Le regole relative all’acquisizione dei dati informatici si applicano anche agli studi professionali. Tuttavia, nel caso dei professionisti, occorre considerare la tutela del segreto professionale. Se durante la verifica viene opposto il segreto professionale, i verificatori devono rivolgersi al Procuratore della Repubblica o all’Autorità giudiziaria competente per ottenere l’autorizzazione all’esame o all’acquisizione dei documenti.
| Situazione | Regola |
|---|---|
| Verifica presso studio professionale | Deve avvenire in presenza del titolare o di un delegato. |
| PC dello studio | Possono essere oggetto di acquisizione se pertinenti alla verifica. |
| Documenti coperti da segreto professionale | Serve autorizzazione dell’Autorità giudiziaria. |
| Opposizione del segreto professionale | I verificatori devono rappresentare alla Procura le ragioni dell’acquisizione. |
Server esteri e dati in cloud
Un ulteriore tema riguarda i dati conservati su server esteri o in ambienti cloud. In questi casi, i dati digitali possono essere conservati in più giurisdizioni o gestiti da service provider terzi. Può quindi essere difficile, per i verificatori, accedere fisicamente ai server aziendali. In linea operativa, è preferibile acquisire la collaborazione del contribuente. Se ciò non è possibile, possono rilevare gli strumenti di cooperazione internazionale e scambio di informazioni.
| Caso | Possibile soluzione |
|---|---|
| Dati su server aziendale accessibile dai locali | Acquisizione tramite apparecchiature informatiche installate nei locali. |
| Dati conservati su cloud | Verifica della disponibilità e accessibilità tramite gli strumenti aziendali. |
| Server localizzati all’estero | Possibile utilizzo degli strumenti di cooperazione internazionale. |
| Dati gestiti da service provider terzi | Necessaria valutazione concreta della disponibilità e accessibilità dei dati. |
Autovettura privata del dipendente
La giurisprudenza distingue tra beni riferibili all’impresa e beni privati. L’autovettura dell’amministratore, se qualificabile come bene dell’impresa, può essere ispezionata nell’ambito dei poteri di verifica. Diversamente, la documentazione rinvenuta all’interno dell’auto privata di un dipendente non può essere acquisita senza la prescritta autorizzazione del Procuratore della Repubblica.
| Bene / luogo | Regola |
|---|---|
| Auto aziendale | Ispezionabile nell’ambito della verifica. |
| Auto dell’amministratore qualificabile come bene dell’impresa | Ispezionabile. |
| Auto privata del dipendente | Non ispezionabile liberamente senza autorizzazione della Procura. |
| Documenti aziendali rinvenuti in bene privato | Serve valutare i presupposti e l’autorizzazione necessaria. |
Cosa deve fare il contribuente durante la verifica
Durante una verifica fiscale è importante mantenere un comportamento collaborativo, ma anche consapevole dei propri diritti e delle garanzie previste dalla legge. È opportuno:
- verificare l’autorizzazione all’accesso;
- individuare i soggetti incaricati di assistere i verificatori;
- coinvolgere personale informatico qualificato;
- distinguere tra dispositivi aziendali e dispositivi privati;
- segnalare l’eventuale presenza di dati personali o professionali riservati;
- opporre il segreto professionale quando ne ricorrono i presupposti;
- richiedere che le operazioni siano correttamente verbalizzate;
- conservare copia dei verbali e dei documenti acquisiti.
Schema riepilogativo
| Aspetto | Indicazione |
|---|---|
| Computer aziendali | Ispezionabili durante la verifica fiscale. |
| Supporti informatici aziendali | Acquisibili se pertinenti all’attività ispettiva. |
| Dati extracontabili | Possono essere acquisiti se utili al controllo fiscale. |
| Backup | Possono essere ricercati e acquisiti per verificare cancellazioni o modifiche. |
| Dispositivi privati | Non ispezionabili liberamente senza specifici presupposti. |
| Tablet privato dell’amministratore | Acquisizione possibile solo con le garanzie previste se vi sono dati privati. |
| Studio professionale | Accesso in presenza del titolare o delegato; tutela del segreto professionale. |
| Server esteri / cloud | Possibile necessità di collaborazione o cooperazione internazionale. |
| Auto privata del dipendente | Non ispezionabile liberamente senza autorizzazione. |
Conclusioni
Nel corso di una verifica fiscale, i dati presenti nei computer aziendali e nei supporti informatici utilizzati dall’impresa possono essere oggetto di acquisizione se pertinenti all’attività ispettiva. Diverso è il caso dei dispositivi privati di amministratori, dipendenti o professionisti: l’accesso a tali dati richiede maggiori garanzie, la presenza di specifici presupposti e, nei casi previsti, l’autorizzazione del Procuratore della Repubblica.
È quindi fondamentale distinguere correttamente tra strumenti aziendali e strumenti privati, verificare la pertinenza dei dati rispetto all’attività controllata e presidiare il rispetto delle garanzie previste dalla normativa.
Lo Studio rimane a disposizione per qualsiasi ulteriore chiarimento e per fornire supporto nella gestione delle verifiche fiscali, nell’analisi dei poteri ispettivi e nella tutela dei diritti del contribuente durante le attività di controllo.