La Legge di Bilancio 2025 ha introdotto un obbligo generalizzato di pagamento tracciabile per alcune tipologie di spese, con effetti rilevanti sia per il lavoratore sia per l’impresa o il professionista che sostiene il costo.

Dal 1° gennaio 2025 sono entrate in vigore importanti novità in materia di rimborsi spese a favore di lavoratori dipendenti e lavoratori autonomi.

La disciplina è stata successivamente modificata dal Decreto Fiscale 2025, che ha limitato l’obbligo di tracciabilità alle spese sostenute nel territorio dello Stato. L’Agenzia delle Entrate, con la circolare n. 15/E del 22 dicembre 2025, ha poi fornito chiarimenti operativi utili per la corretta gestione dei rimborsi.

Quali spese devono essere pagate con strumenti tracciabili

L’obbligo riguarda, in particolare, le spese sostenute in Italia per:

• vitto;
• alloggio;
• viaggio;
• trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea, come taxi e NCC.

Tali spese, se sostenute in occasione di trasferte di dipendenti o lavoratori autonomi, devono essere pagate con strumenti tracciabili affinché possano mantenere il corretto trattamento fiscale.

In assenza di pagamento tracciabile, il costo può diventare indeducibile per l’impresa o per il professionista e il rimborso può concorrere alla formazione del reddito del lavoratore, con conseguente tassazione.

Quali strumenti di pagamento sono ammessi

Sono considerati strumenti tracciabili, ad esempio:

• bonifico bancario o postale;
• carte di credito;
• carte di debito o bancomat;
• carte prepagate;
• assegni bancari o circolari;
• app di pagamento collegate a conti correnti o istituti di moneta elettronica;
• sistemi PagoPA e MAV;
• Telepass o strumenti similari.

È quindi opportuno che dipendenti, collaboratori e professionisti conservino non solo il documento fiscale della spesa, ma anche la prova del pagamento effettuato.

La prova può essere fornita tramite ricevuta POS, estratto conto, ricevuta della carta di credito o debito, copia del pagamento elettronico o altra documentazione idonea a dimostrare la tracciabilità.

Trasporto pubblico di linea: nessun obbligo di tracciabilità

Una delle principali esclusioni riguarda il trasporto pubblico di linea.

Per treni, autobus, tram, metropolitane, navi e aerei, il biglietto o il documento di viaggio è sufficiente a comprovare la spesa, anche se il pagamento è stato effettuato in contanti.

Pertanto, per questa tipologia di spesa non è richiesto il pagamento con strumenti tracciabili.

Trasferte all’estero

Per effetto delle modifiche introdotte dal Decreto Fiscale 2025, l’obbligo di tracciabilità non si applica alle spese sostenute all’estero per trasferte di dipendenti e lavoratori autonomi.

Le spese estere possono quindi essere pagate anche in contanti, fermo restando l’obbligo di conservare adeguata documentazione a supporto della trasferta e della spesa sostenuta.

Spese di rappresentanza: attenzione all’eccezione

Diverso è il caso delle spese di rappresentanza.

Per tali spese la tracciabilità resta obbligatoria anche quando sono sostenute all’estero. La mancata tracciabilità può compromettere la deducibilità del costo.

Si tratta quindi di una casistica da gestire con particolare attenzione, soprattutto per imprese e professionisti che sostengono spese promozionali, relazionali o di rappresentanza nell’ambito della propria attività.

Pedaggi, parcheggi e altre spese

L’Agenzia delle Entrate ha chiarito che i pedaggi autostradali e i parcheggi, se documentati e connessi alla trasferta, non concorrono alla formazione del reddito del lavoratore.

Le spese di sosta e parcheggio restano quindi fuori dall’obbligo generalizzato di tracciabilità previsto per vitto, alloggio, taxi e NCC.

Anche le altre spese non documentabili sostenute fuori dal territorio comunale continuano a beneficiare dei limiti giornalieri previsti dalla normativa, pari a euro 15,49 per le trasferte in Italia e a euro 25,82 per le trasferte all’estero.

Lavoratori autonomi e professionisti

Le nuove regole interessano anche i lavoratori autonomi.

Le spese relative a prestazioni alberghiere, somministrazione di alimenti e bevande, viaggio e trasporto mediante taxi o NCC, se addebitate analiticamente al committente o rimborsate analiticamente, sono deducibili solo se pagate con strumenti tracciabili, quando sostenute in Italia.

Per le spese sostenute all’estero, invece, non opera l’obbligo di tracciabilità.

Decorrenza delle nuove regole

Le decorrenze sono differenziate:

• per i rimborsi a dipendenti, la limitazione opera dal 1° gennaio 2025;
• per la deducibilità delle spese sostenute da imprese e lavoratori autonomi, la limitazione alle sole spese sostenute in Italia decorre dal 18 giugno 2025;
• per le spese di rappresentanza, la tracciabilità resta richiesta anche per le spese sostenute all’estero.

Cosa devono fare imprese e professionisti

Alla luce delle nuove disposizioni, è opportuno aggiornare le procedure interne di gestione delle note spese e dei rimborsi.

In particolare, si consiglia di:

• richiedere sempre la documentazione fiscale della spesa;
• richiedere anche la prova del pagamento tracciato, quando obbligatoria;
• distinguere le spese sostenute in Italia da quelle sostenute all’estero;
• prestare particolare attenzione a taxi, NCC, vitto e alloggio;
• disciplinare nei rapporti con collaboratori e professionisti esterni l’obbligo di indicare il mezzo di pagamento utilizzato;
• conservare la documentazione in modo ordinato, anche in vista di eventuali controlli.

Conclusioni

La tracciabilità delle spese rappresenta un aspetto sempre più rilevante nella gestione amministrativa e fiscale di imprese, professionisti e lavoratori.

Una corretta organizzazione della documentazione consente di evitare contestazioni, indeducibilità dei costi e tassazione dei rimborsi in capo ai lavoratori.

Lo Studio resta a disposizione per assistere imprese, professionisti e lavoratori autonomi nella verifica delle procedure interne di rimborso spese e nella corretta applicazione delle nuove regole fiscali.