La normativa in materia di trasparenza retributiva ha introdotto specifici obblighi a carico dei datori di lavoro, con l’obiettivo di rendere più effettivo il principio di parità di trattamento economico tra uomini e donne. Tra gli adempimenti previsti rientra l’obbligo, per tutti i datori di lavoro, indipendentemente dal numero dei dipendenti occupati, di informare annualmente i lavoratori e le lavoratrici del loro diritto di richiedere e ricevere informazioni sui livelli retributivi medi, distinti per sesso, relativi alle categorie di lavoratori che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore. L’informativa deve inoltre indicare le modalità attraverso le quali il lavoratore o la lavoratrice può esercitare concretamente tale diritto.

Quali informazioni possono essere richieste

Il lavoratore o la lavoratrice può richiedere informazioni sui livelli retributivi medi, suddivisi per sesso, delle categorie di dipendenti che svolgono lo stesso lavoro o un lavoro di pari valore. Le informazioni devono essere fornite dal datore di lavoro entro due mesi dalla richiesta e devono essere comunicate in forma scritta. La richiesta può essere presentata direttamente dal lavoratore oppure tramite i propri rappresentanti o gli organismi per la parità, purché siano stati specificamente delegati. Il diritto di accesso alle informazioni può essere esercitato non più di una volta nell’arco di un anno.

Cosa accade se le informazioni risultano incomplete

Qualora le informazioni ricevute risultino incomplete, imprecise o non sufficientemente chiare, il lavoratore o la lavoratrice può richiedere ulteriori chiarimenti, personalmente oppure tramite i propri rappresentanti. Il datore di lavoro è tenuto a fornire una risposta motivata, così da consentire un’effettiva comprensione delle informazioni fornite.

La tutela della riservatezza

Il diritto di accesso alle informazioni è finalizzato esclusivamente a verificare il rispetto del principio di parità retributiva tra uomini e donne. Le informazioni ottenute non possono pertanto essere utilizzate per finalità diverse da quelle connesse alla tutela della parità di trattamento economico. In particolare, le modalità di comunicazione devono essere tali da impedire la conoscibilità delle condizioni economiche individuali degli altri lavoratori e delle altre lavoratrici. L’obiettivo della disciplina non è quindi quello di rendere pubbliche le singole retribuzioni, ma di consentire ai dipendenti di verificare l’eventuale presenza di differenze retributive ingiustificate.

L’obbligo di informazione annuale

Per rendere effettivo il diritto di accesso alle informazioni, il datore di lavoro deve informare annualmente tutti i lavoratori e le lavoratrici dell’esistenza di tale diritto e delle modalità con cui può essere esercitato. L’obbligo assume particolare importanza perché un diritto non adeguatamente conosciuto dai suoi destinatari rischia di rimanere, nella pratica, privo di effettività. La comunicazione annuale deve quindi consentire a ciascun lavoratore di conoscere sia la possibilità di richiedere le informazioni sui livelli retributivi medi, sia le procedure da seguire per presentare la relativa richiesta.

Le modalità di comunicazione ai dipendenti

La normativa non stabilisce una specifica modalità attraverso la quale il datore di lavoro debba effettuare l’informativa annuale. È quindi possibile utilizzare differenti strumenti organizzativi, purché siano idonei a garantire che l’informazione raggiunga concretamente tutti i lavoratori e le lavoratrici. L’informativa può, ad esempio, essere trasmessa individualmente tramite posta elettronica aziendale, allegata alla documentazione relativa alla retribuzione, diffusa attraverso una circolare aziendale oppure inserita nella documentazione periodicamente messa a disposizione del personale. Può inoltre essere pubblicata sulla intranet aziendale o resa disponibile attraverso il portale del personale.

L’utilizzo del portale aziendale

L’utilizzo di un portale aziendale può rappresentare una soluzione particolarmente efficace, soprattutto nelle realtà organizzative caratterizzate da un numero elevato di dipendenti. La disponibilità permanente dell’informativa consente infatti ai lavoratori di consultarla in qualsiasi momento e permette all’azienda di mantenere una gestione uniforme della documentazione. È tuttavia opportuno che, in occasione di ogni annualità, venga trasmessa ai lavoratori una specifica comunicazione, anche sintetica, che richiami la disponibilità dell’informativa nell’area riservata del portale aziendale. In questo modo viene garantito il carattere effettivamente annuale dell’adempimento.

La periodicità dell’adempimento

L’informazione deve essere fornita una volta all’anno. La periodicità annuale consente di raggiungere anche i lavoratori assunti successivamente alla precedente comunicazione e permette al datore di lavoro di aggiornare, quando necessario, le informazioni relative alle modalità di esercizio del diritto. La comunicazione costituisce inoltre un utile promemoria per il personale già in forza.

L’adempimento per l’anno 2026

L’obbligo di informazione annuale risulta già operativo. Di conseguenza, qualora l’informativa relativa all’anno 2026 non sia ancora stata trasmessa, è opportuno procedere alla sua comunicazione ai lavoratori nel più breve tempo possibile, così da rendere concretamente esercitabile il diritto di accesso alle informazioni sui livelli retributivi nel corso dell’anno.

Accessibilità dell’informativa

L’informativa annuale e le eventuali comunicazioni contenenti le informazioni sui livelli retributivi medi devono essere rese disponibili con modalità accessibili anche alle persone con disabilità. Il datore di lavoro dovrà pertanto tenere conto delle specifiche esigenze connesse alla tipologia di disabilità del lavoratore, adottando modalità di comunicazione che consentano una reale fruibilità delle informazioni.

Indicazioni operative per i datori di lavoro

Per adempiere correttamente all’obbligo, è consigliabile predisporre un’informativa annuale chiara e completa, nella quale siano indicati l’esistenza del diritto di accesso alle informazioni, il contenuto delle informazioni richiedibili, le modalità attraverso le quali presentare la richiesta e il termine entro il quale il datore di lavoro deve fornire la risposta. È inoltre opportuno conservare evidenza dell’avvenuta trasmissione dell’informativa a tutto il personale, così da poter documentare l’adempimento effettuato.

Conclusioni

La disciplina sulla trasparenza retributiva rafforza gli strumenti a disposizione dei lavoratori per verificare il rispetto del principio di parità salariale e attribuisce ai datori di lavoro un ruolo attivo nel garantire che tali diritti siano conosciuti ed effettivamente esercitabili. Una corretta gestione dell’informativa annuale consente pertanto di adempiere agli obblighi previsti e, al tempo stesso, di promuovere una maggiore trasparenza nelle politiche retributive aziendali.

Lo Studio rimane a disposizione per qualsiasi chiarimento e per assistere le aziende nella predisposizione e nella gestione dell’informativa annuale prevista dalla normativa.