La compilazione del quadro RE del modello Redditi PF 2026 richiede particolare attenzione alla corretta classificazione dei compensi, dei rimborsi spese e dei costi sostenuti dai professionisti nel 2025. Le novità introdotte dalla riforma del reddito di lavoro autonomo hanno modificato il trattamento fiscale dei rimborsi analitici e hanno subordinato la rilevanza di alcune spese all’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili.
La dichiarazione dei redditi dei professionisti, con particolare riferimento al quadro RE, richiede una verifica puntuale delle somme incassate e delle spese sostenute nell’esercizio dell’attività professionale. Le modifiche normative intervenute sul reddito di lavoro autonomo incidono direttamente sulla compilazione del modello Redditi PF 2026.
Occorre infatti distinguere correttamente:
- i compensi professionali;
- i rimborsi analitici esclusi dal reddito;
- i riaddebiti forfetari;
- le spese deducibili;
- le spese indeducibili;
- le spese soggette a obbligo di tracciabilità.
Compensi e rimborsi nel quadro RE
Il punto di partenza è il principio di onnicomprensività del reddito di lavoro autonomo. In linea generale, il reddito professionale è dato dalla differenza tra le somme percepite in relazione all’attività e le spese sostenute, salvo specifiche esclusioni previste dalla normativa.
Sul piano dichiarativo, assumono particolare rilievo i seguenti righi:
| Rigo | Cosa indicare |
|---|---|
| RE2, colonna 2 | Compensi percepiti nell’esercizio dell’attività professionale, al netto dell’IVA, comprese le somme assimilabili a compensi. |
| RE3 | Ulteriori somme e valori percepiti in relazione all’attività, diversi dai compensi indicati in RE2. |
| RE4 | Plusvalenze patrimoniali fiscalmente rilevanti. |
La distinzione è particolarmente importante quando il professionista addebita al cliente anche spese sostenute per l’esecuzione dell’incarico.
Rimborsi analitici esclusi dal reddito
Le somme percepite a titolo di rimborso delle spese sostenute dal professionista per l’esecuzione dell’incarico e addebitate analiticamente al committente possono essere escluse dalla formazione del reddito.
L’esclusione richiede però che il costo sia:
| Requisito | Significato |
|---|---|
| Effettivo | La spesa deve essere realmente sostenuta. |
| Documentato | Deve esserci idonea documentazione giustificativa. |
| Riconducibile all’incarico | La spesa deve essere collegata alla prestazione professionale resa. |
| Addebitato analiticamente | Il rimborso deve essere distinto e riferibile alla specifica spesa. |
Non è quindi sufficiente inserire in fattura una voce generica denominata “rimborso spese”.
Rimborsi forfetari: attenzione alla natura di compenso
Quando il rimborso viene determinato in modo forfetario, senza corrispondenza con una spesa effettivamente sostenuta e documentata, l’importo assume ordinariamente natura di compenso. In questo caso deve essere incluso nella determinazione del reddito professionale.
| Tipologia di rimborso | Trattamento fiscale |
|---|---|
| Rimborso analitico documentato e riferibile all’incarico | Escluso dal reddito, se ricorrono i requisiti. |
| Rimborso generico non documentato | Imponibile come compenso. |
| Rimborso forfetario | Ordinariamente imponibile come compenso. |
| Riaddebito forfetario di spese generali | Da indicare tra i compensi. |
| Rimborso chilometrico forfetario | Non automaticamente escluso dal reddito. |
Esempio pratico
Un professionista percepisce nel 2025:
| Voce | Importo |
|---|---|
| Compenso per consulenza | € 5.000 |
| Rimborso analitico documentato per pernottamento e taxi pagato con carta | € 500 |
| Riaddebito forfetario per spese generali | € 200 |
| Trattamento | Importo |
|---|---|
| Compenso professionale imponibile | € 5.000 |
| Rimborso analitico escluso dal reddito | € 500 |
| Riaddebito forfetario imponibile | € 200 |
| Importo da indicare in RE2, colonna 2 | € 5.200 |
Il rimborso analitico di € 500 non viene dichiarato tra i componenti positivi e i relativi costi non sono deducibili.
Rimborsi analitici e IVA: attenzione alla distinzione
L’esclusione dal reddito dei rimborsi analitici non deve essere confusa con le anticipazioni effettuate in nome e per conto del cliente. Una spesa sostenuta dal professionista in nome proprio può essere fiscalmente irrilevante ai fini reddituali, ma concorrere comunque alla base imponibile IVA della fattura.
| Caso | Effetto |
|---|---|
| Spesa sostenuta in nome e per conto del cliente | Può essere esclusa dalla base imponibile IVA se ricorrono le condizioni dell’art. 15 DPR 633/1972. |
| Spesa sostenuta in nome proprio e riaddebitata analiticamente | Può essere esclusa dal reddito, ma va valutata ai fini IVA. |
| Rimborso forfetario | Generalmente rileva come compenso. |
Tracciabilità dei pagamenti
Per alcune tipologie di spesa, l’esclusione del rimborso dal reddito è subordinata anche al pagamento con strumenti tracciabili. In particolare, l’obbligo riguarda i rimborsi analitici relativi a:
- vitto;
- alloggio;
- viaggio;
- trasporto mediante taxi;
- trasporto mediante servizi di noleggio con conducente.
La regola riguarda le spese sostenute nel territorio dello Stato. Sono considerati strumenti tracciabili, tra gli altri:
| Strumento | Ammesso |
|---|---|
| Bonifico bancario o postale | Sì |
| Carta di credito | Sì |
| Carta di debito | Sì |
| Carta prepagata | Sì |
| Altri strumenti previsti dall’art. 23 D.Lgs. 241/1997 | Sì |
| Contanti | No, per le spese soggette al vincolo |
Spese sostenute in Italia e all’estero
La tracciabilità deve essere valutata considerando sia la tipologia della spesa sia il luogo in cui è sostenuta. Le spese di viaggio e trasporto effettuate mediante servizi di linea, come treni, autobus e aerei, non rientrano nello specifico obbligo previsto per taxi e NCC.
Per le spese sostenute all’estero, invece, il requisito della tracciabilità non condiziona l’esclusione dal reddito del rimborso analitico, fermo restando il rispetto degli altri requisiti.
| Spesa | Tracciabilità richiesta per esclusione dal reddito |
|---|---|
| Vitto in Italia | Sì |
| Alloggio in Italia | Sì |
| Taxi / NCC in Italia | Sì |
| Treni, autobus, aerei | Non rientrano nello specifico obbligo previsto per taxi e NCC |
| Spese sostenute all’estero | La tracciabilità non condiziona l’esclusione del rimborso |
Decorrenza dell’obbligo di tracciabilità
Le decorrenze non sono uniformi.
| Tipologia di spesa | Decorrenza requisito |
|---|---|
| Vitto, alloggio e taxi/NCC sostenuti in Italia e riaddebitati analiticamente al committente | 1° gennaio 2025 |
| Rimborsi analitici delle spese interessate, sostenute da dipendenti in trasferta o altri autonomi incaricati | 1° gennaio 2025 |
| Spese di vitto, alloggio e taxi/NCC sostenute direttamente dal professionista, non rientranti nei precedenti casi | 18 giugno 2025 |
| Spese di rappresentanza del professionista, anche se sostenute all’estero | 18 giugno 2025 |
Ai fini dichiarativi deve essere verificata la tracciabilità del pagamento originario. Il fatto che il cliente rimborsi successivamente il professionista con bonifico non sana l’eventuale pagamento in contanti della spesa soggetta al vincolo.
Rimborso imponibile e costo non automaticamente deducibile
Una situazione particolarmente delicata riguarda le spese analiticamente riaddebitate al cliente, ma sostenute senza strumenti tracciabili. In questo caso, il rimborso può concorrere alla formazione del reddito. Tuttavia, l’imponibilità del rimborso non rende automaticamente deducibile il costo sostenuto.
| Situazione | Effetto fiscale |
|---|---|
| Spesa soggetta a tracciabilità pagata in contanti | Il rimborso concorre al reddito. |
| Rimborso imponibile | Deve essere incluso tra i componenti positivi. |
| Costo corrispondente | Non diventa automaticamente deducibile. |
| Spesa analiticamente riaddebitata | Resta generalmente indeducibile, salvo deroghe specifiche. |
Ad esempio, se il professionista paga in contanti € 150 per un pernottamento in Italia e lo riaddebita al committente, il rimborso concorre al reddito, ma il costo non è automaticamente deducibile.
Rigo RE15: spese alberghiere e di ristorazione
Le spese alberghiere e di ristorazione devono essere verificate con attenzione. Quando non sono riaddebitate analiticamente al cliente e risultano inerenti all’attività, la deduzione segue le regole ordinarie, con applicazione del limite del 75% e del limite del 2% dei compensi.
| Controllo | Regola |
|---|---|
| Spese alberghiere e di ristorazione ordinarie | Deduzione al 75% |
| Limite complessivo | 2% dei compensi percepiti |
| Spese riaddebitate analiticamente e fiscalmente irrilevanti | Non vanno inserite nel rigo RE15 |
| Spese di rappresentanza o formazione | Da classificare in righi diversi |
Rigo RE16: spese di rappresentanza
Le spese di rappresentanza richiedono un controllo autonomo. La deducibilità resta limitata all’1% dei compensi percepiti. Per le spese sostenute dal 18 giugno 2025 è richiesta anche la tracciabilità del pagamento, indipendentemente dal luogo in cui la spesa è stata sostenuta.
Il rigo RE16 è articolato in tre colonne:
| Colonna | Cosa indicare |
|---|---|
| Colonna 1 | 75% delle spese alberghiere e di ristorazione qualificabili come rappresentanza. |
| Colonna 2 | Altre spese di rappresentanza effettivamente sostenute e documentate. |
| Colonna 3 | Importo complessivamente deducibile, nel limite dell’1% dei compensi. |
Spese non rimborsate: quando è ammessa la deduzione
La regola generale è l’indeducibilità delle spese analiticamente riaddebitate al cliente. Tuttavia, sono previste alcune eccezioni per le spese non rimborsate dal committente. La deduzione può essere ammessa, ad esempio, in caso di:
| Circostanza | Possibile effetto |
|---|---|
| Accesso del committente a procedure di regolazione della crisi o dell’insolvenza | Possibile deduzione secondo le condizioni previste. |
| Procedura esecutiva individuale infruttuosa | Possibile deduzione. |
| Prescrizione del diritto alla riscossione del credito | Possibile deduzione. |
| Spese di importo non superiore a € 2.500, comprensive del compenso relativo | Deduzione se il rimborso non avviene entro un anno dalla fatturazione. |
Per le spese di importo non superiore a € 2.500, la deduzione compete dal periodo d’imposta in cui scade il termine annuale
Riaddebiti tra professionisti
Un caso particolare riguarda i professionisti che condividono locali e servizi. Le somme percepite per il riaddebito ad altri soggetti delle spese sostenute per l’utilizzo comune degli immobili destinati all’attività professionale e dei servizi connessi non concorrono al reddito. La corrispondente quota di costo, però, non è deducibile dal professionista che effettua il riaddebito.
| Caso | Trattamento |
|---|---|
| Studio utilizzato da due professionisti | Possibile riaddebito della quota di spese comuni. |
| Riaddebito ad altro professionista | Non concorre al reddito se ricorrono le condizioni. |
| Quota di costo riaddebitata | Non deducibile dal professionista che riaddebita. |
| Quota rimasta a carico | Deducibile secondo le regole ordinarie. |
Ad esempio, se il canone annuo è pari a € 12.000 e viene riaddebitata all’altro professionista una quota di € 6.000, il professionista intestatario potrà dedurre solo la quota rimasta a proprio carico, pari a € 6.000.
Spese di formazione e altri costi
Occorre distinguere le spese alberghiere e di ristorazione ordinarie da quelle relative alla formazione professionale. Le spese per master, corsi di formazione, aggiornamento professionale, convegni e congressi devono essere valutate ai fini del rigo RE17, entro il limite annuo di € 10.000. Per le relative spese alberghiere e di ristorazione resta applicabile la percentuale del 75%.
| Rigo | Spese da verificare |
|---|---|
| RE15 | Spese alberghiere e di ristorazione ordinarie. |
| RE16 | Spese di rappresentanza. |
| RE17 | Spese di formazione, aggiornamento, convegni e congressi. |
| RE19, colonna 4 | Altre spese documentate ammesse in deduzione. |
Controlli finali prima dell’invio
Prima della trasmissione del modello Redditi PF 2026, è opportuno effettuare una riconciliazione tra contabilità e quadro RE.
| Verifica | Operazione da effettuare |
|---|---|
| Compensi RE2 | Distinguere compensi imponibili, rimborsi analitici esclusi e riaddebiti forfetari. |
| Proventi RE3 | Individuare le somme fiscalmente rilevanti diverse dai compensi professionali. |
| Documentazione dei rimborsi | Verificare natura, importo e collegamento con l’incarico. |
| Pagamenti tracciabili | Controllare strumenti utilizzati, territorio e decorrenza dell’obbligo. |
| Spese RE15 | Applicare il 75% e il limite del 2% dei compensi. |
| Spese RE16 | Distinguere vitto e alloggio dalle altre spese di rappresentanza e applicare il limite dell’1%. |
| Spese RE17 | Verificare la corretta classificazione delle spese di formazione e i relativi limiti. |
| Riaddebiti immobiliari | Escludere dai costi deducibili la quota riaddebitata ad altri professionisti. |
| Spese non rimborsate | Verificare condizioni e periodo d’imposta della deduzione. |
| Modello ISA | Controllare la coerenza dei compensi e dei costi secondo le specifiche istruzioni ISA. |
Particolare attenzione deve essere riservata ai rimborsi che risultano dalle fatture elettroniche e dalle registrazioni contabili, ma che non concorrono alla formazione del reddito. La differenza tra importi fatturati e importi indicati nel quadro RE deve essere giustificabile con una ricostruzione analitica.
Casi pratici
| Caso | Trattamento |
|---|---|
| Spesa alberghiera in Italia pagata in contanti e riaddebitata analiticamente | Il rimborso concorre al reddito e va indicato in RE2. La spesa non diventa automaticamente deducibile. |
| Biglietto ferroviario acquistato in contanti e riaddebitato analiticamente | La mancanza di tracciabilità non comporta, di per sé, l’imponibilità, perché il vincolo specifico riguarda taxi e NCC, non treni e autobus. |
| Fattura emessa nel 2025 con compensi e rimborsi analitici non incassata al 31 dicembre | Il mancato incasso non consente automaticamente la deduzione nel modello Redditi PF 2026. |
Conclusioni
La compilazione del quadro RE del modello Redditi PF 2026 richiede un controllo puntuale dei rimborsi spese, dei riaddebiti e dei costi sostenuti dai professionisti. Non tutti i rimborsi devono essere indicati tra i compensi, ma l’esclusione dal reddito richiede il rispetto di condizioni precise: effettività, documentazione, collegamento con l’incarico, analiticità del riaddebito e, per alcune spese, pagamento tracciabile.
Allo stesso tempo, l’eventuale imponibilità del rimborso non determina automaticamente la deducibilità del costo corrispondente. È quindi necessario verificare con attenzione la natura delle somme fatturate, la documentazione disponibile, le modalità di pagamento, il corretto rigo dichiarativo e i limiti di deducibilità applicabili.
Lo Studio rimane a disposizione per qualsiasi ulteriore chiarimento e per fornire supporto nella verifica del quadro RE, nella corretta classificazione dei rimborsi spese e nella predisposizione del modello Redditi PF 2026.