La gestione delle trasferte estere richiede attenzione sia al trattamento fiscale dei rimborsi riconosciuti al dipendente, sia alla deducibilità dei costi per l’impresa. Dopo le modifiche introdotte dal D.L. n. 84/2025, l’obbligo di pagamento tracciabile riguarda le spese sostenute nel territorio dello Stato, mentre per le trasferte all’estero i rimborsi possono restare esenti anche se le spese sono state pagate in contanti, purché regolarmente documentate.
La trasferta estera comporta una gestione fiscale e amministrativa più articolata rispetto alla normale trasferta nazionale.
Occorre infatti coordinare:
- il trattamento fiscale in capo al dipendente;
- la tipologia di rimborso riconosciuta;
- la documentazione della spesa;
- l’eventuale utilizzo di pagamenti tracciabili;
- la deducibilità del costo per l’impresa;
- la gestione delle spese in valuta estera;
- l’eventuale recupero dell’IVA assolta all’estero.
Il principio di partenza è quello dell’onnicomprensività del reddito di lavoro dipendente: tutte le somme e i valori percepiti dal lavoratore in relazione al rapporto di lavoro concorrono ordinariamente alla formazione del reddito, salvo specifiche esclusioni previste dalla normativa.
I regimi di rimborso per le trasferte all’estero
Per le missioni svolte fuori dal territorio comunale, la normativa prevede tre diversi regimi di rimborso:
| Regime | Descrizione |
|---|---|
| Rimborso forfettario | Al dipendente viene riconosciuta un’indennità giornaliera. |
| Rimborso misto | Al dipendente viene riconosciuta un’indennità ridotta, insieme al rimborso analitico di vitto e/o alloggio. |
| Rimborso analitico | Al dipendente vengono rimborsate le spese documentate sostenute per la trasferta. |
La scelta del regime deve essere effettuata con riferimento all’intera trasferta: non è possibile applicare criteri diversi per le singole giornate della stessa missione.
Rimborso forfettario
Nel regime forfettario, le indennità percepite per trasferte fuori dal territorio comunale non concorrono alla formazione del reddito entro determinati limiti giornalieri.
Per le trasferte all’estero, la soglia di esenzione è pari a 77,47 euro al giorno.
| Trasferta | Soglia giornaliera esente |
|---|---|
| Italia | € 46,48 |
| Estero | € 77,47 |
L’eventuale eccedenza rispetto alla soglia concorre alla formazione del reddito imponibile del dipendente. Le spese vive di viaggio e trasporto restano escluse dal computo della diaria e possono essere rimborsate separatamente.
Rimborso misto
Nel regime misto, oltre all’indennità di trasferta, vengono rimborsate analiticamente alcune spese, come vitto e alloggio. In questo caso, la franchigia giornaliera viene ridotta.
| Situazione | Effetto sulla franchigia estera di € 77,47 |
|---|---|
| Rimborso del vitto oppure dell’alloggio | Riduzione di un terzo |
| Vitto oppure alloggio fornito gratuitamente | Riduzione di un terzo |
| Rimborso sia del vitto sia dell’alloggio | Riduzione di due terzi |
| Vitto e alloggio forniti gratuitamente | Riduzione di due terzi |
Questo regime richiede quindi attenzione nella verifica delle spese rimborsate e dei servizi eventualmente messi a disposizione gratuitamente al lavoratore.
Rimborso analitico
Nel regime analitico, non concorrono alla formazione del reddito del dipendente i rimborsi documentati relativi a:
- vitto;
- alloggio;
- viaggio;
- trasporto;
- indennità chilometrica, se correttamente documentata.
Per le trasferte estere, possono inoltre essere rimborsate altre piccole spese, anche non documentate, purché analiticamente attestate dal dipendente, entro il limite massimo di 25,82 euro al giorno. Le somme eccedenti tale limite concorrono invece alla formazione del reddito di lavoro dipendente.
| Tipologia di spesa | Trattamento |
|---|---|
| Vitto, alloggio, viaggio e trasporto documentati | Non imponibili per il dipendente |
| Piccole spese ulteriori attestate | Esenti fino a € 25,82 al giorno per trasferte estere |
| Piccole spese eccedenti il limite | Imponibili per il dipendente |
| Spese non inerenti alla missione | Non rimborsabili come spese di trasferta |
Tracciabilità dei pagamenti nelle trasferte estere
Uno dei temi più delicati riguarda l’obbligo di tracciabilità dei pagamenti. La disciplina originaria aveva previsto che i rimborsi per spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea, come taxi e NCC, non concorressero al reddito solo se pagati con strumenti tracciabili.
Tale impostazione aveva però creato problemi operativi per le trasferte all’estero, soprattutto nei Paesi in cui i pagamenti elettronici non sono sempre disponibili o diffusi. Il D.L. n. 84/2025 è intervenuto precisando che l’obbligo di pagamento tracciabile è limitato alle spese sostenute nel territorio dello Stato.
Di conseguenza, per le trasferte estere, i rimborsi possono restare esclusi da tassazione anche se le spese sono state pagate in contanti, purché siano regolarmente documentate.
| Spesa | Obbligo di tracciabilità ai fini dell’esenzione |
|---|---|
| Spesa sostenuta in Italia | Sì, per le spese interessate dalla norma |
| Spesa sostenuta all’estero | No, purché regolarmente documentata |
| Taxi/NCC in Italia | Sì |
| Trasporto all’estero pagato in contanti | Esente se documentato e inerente alla trasferta |
Deducibilità dei costi per l’impresa
La disciplina fiscale va valutata anche dal punto di vista dell’azienda. Per il dipendente, le spese analitiche di vitto e alloggio possono risultare interamente escluse da tassazione, se rispettano le condizioni previste.
Per l’impresa, invece, esistono limiti di deducibilità. In particolare, per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale da dipendenti e collaboratori, le spese di vitto e alloggio sono deducibili entro un limite giornaliero.
| Trasferta | Limite giornaliero deducibile per vitto e alloggio |
|---|---|
| Italia | € 180,76 |
| Estero | € 258,23 |
Per le trasferte estere, quindi, il limite massimo di deducibilità per vitto e alloggio è pari a 258,23 euro al giorno. L’eventuale eccedenza è indeducibile per l’azienda.
Gestione delle spese in valuta estera
Nelle trasferte estere è frequente che il dipendente sostenga spese in valuta diversa dall’euro. La corretta conversione assume rilievo sia per la nota spese sia per la contabilità aziendale.
| Profilo | Criterio di conversione |
|---|---|
| Redditi e nota spese | Tasso di cambio del giorno in cui la spesa è stata sostenuta. |
| Criteri alternativi ammessi dalla prassi | Cambio del giorno antecedente più prossimo oppure media mensile. |
| IVA | Cambio del giorno dell’operazione, secondo quotazioni BCE o Banca d’Italia. |
Ai fini della nota spese, quindi, il riferimento ordinario è il cambio del giorno in cui il dipendente ha sostenuto la spesa. Ai fini IVA, invece, la conversione richiede l’applicazione del cambio del giorno dell’operazione pubblicato da BCE o Banca d’Italia.
Recupero dell’IVA estera
La gestione delle trasferte estere può comportare anche il tema del recupero dell’IVA assolta in altri Paesi dell’Unione Europea. Il recupero avviene tramite apposita procedura telematica. La richiesta di rimborso deve essere presentata entro il 30 settembre dell’anno civile successivo al periodo di riferimento.
| Aspetto | Regola |
|---|---|
| IVA assolta in Paesi UE | Recuperabile tramite procedura telematica |
| Termine per la richiesta | 30 settembre dell’anno successivo |
| Presentazione | Tramite Agenzia delle Entrate |
| Rimborsi superiori a € 30.000 | Possibili adempimenti aggiuntivi o garanzia |
Per i rimborsi superiori a 30.000 euro, possono essere richiesti ulteriori adempimenti formali, come visto di conformità, dichiarazione sostitutiva relativa alla solidità patrimoniale e regolarità contributiva, oppure prestazione di garanzia.
Esempio pratico
Una società invia un dipendente in trasferta a New York per cinque giorni. Durante la missione il dipendente sostiene:
| Spesa | Importo | Modalità |
|---|---|---|
| Pernottamento e ristorazione | 1.100 dollari | Carta di credito aziendale |
| Lavanderia e piccole spese | 120 dollari | Contanti |
| Trasporto locale | 100 dollari | Contanti per impossibilità di pagamento elettronico |
Il trattamento è il seguente:
| Profilo | Trattamento |
|---|---|
| Dipendente | I rimborsi analitici per vitto e alloggio non concorrono al reddito. Anche il trasporto pagato in contanti all’estero resta esente, se documentato. |
| Piccole spese | Esenti entro il limite giornaliero estero di € 25,82. |
| Azienda | Le spese di vitto e alloggio sono deducibili entro il limite di € 258,23 al giorno. |
| Valuta | Conversione in euro con il cambio del giorno di sostenimento della spesa. |
L’esempio conferma che, nelle trasferte estere, il pagamento in contanti non determina automaticamente la tassazione del rimborso, se la spesa è documentata e inerente alla missione.
Domande frequenti
| Domanda | Risposta |
|---|---|
| Se il dipendente paga in contanti una spesa di vitto all’estero, il rimborso è imponibile? | No, l’obbligo di tracciabilità riguarda le spese sostenute nel territorio dello Stato. Per l’estero il rimborso resta esente se la spesa è documentata. |
| Qual è il limite di deducibilità per vitto e alloggio nelle trasferte estere? | € 258,23 al giorno per ciascun dipendente o collaboratore. |
| Come si convertono in euro le spese in valuta estera? | Di norma con il cambio del giorno in cui la spesa è sostenuta; ai fini IVA rileva il cambio del giorno dell’operazione pubblicato da BCE o Banca d’Italia. |
Schema riepilogativo
| Tema | Indicazione |
|---|---|
| Principio generale | Tutto ciò che il dipendente riceve in relazione al rapporto di lavoro è imponibile, salvo esclusioni. |
| Trasferta estera forfettaria | Esenzione fino a € 77,47 al giorno. |
| Regime misto | Franchigia ridotta in presenza di rimborso o fornitura gratuita di vitto/alloggio. |
| Rimborso analitico | Esenti le spese documentate di vitto, alloggio, viaggio e trasporto. |
| Piccole spese estere | Esenti fino a € 25,82 al giorno se attestate. |
| Tracciabilità estero | Non richiesta per l’esenzione, se la spesa è documentata. |
| Vitto e alloggio per l’impresa | Deducibili fino a € 258,23 al giorno per trasferte estere. |
| Valuta estera | Conversione ordinaria al cambio del giorno della spesa. |
| IVA estera UE | Rimborso telematico entro il 30 settembre dell’anno successivo. |
Conclusioni
La trasferta estera richiede una gestione coordinata tra disciplina fiscale del dipendente, deducibilità dei costi aziendali e corretta contabilizzazione delle spese. Il punto centrale riguarda la tracciabilità: dopo le modifiche introdotte dal D.L. n. 84/2025, l’obbligo di pagamento tracciabile è circoscritto alle spese sostenute nel territorio dello Stato. Per le trasferte all’estero, quindi, i rimborsi possono restare esenti anche se il dipendente ha pagato in contanti, purché le spese siano documentate e inerenti alla missione.
Resta comunque fondamentale predisporre note spese complete, conservare la documentazione, applicare correttamente i limiti di deducibilità per l’impresa e gestire con attenzione le spese sostenute in valuta estera.
Lo Studio rimane a disposizione per qualsiasi ulteriore chiarimento e per fornire supporto nella gestione fiscale e contabile delle trasferte estere, nella verifica delle note spese e nella corretta applicazione dei limiti di esenzione e deducibilità.