Le spese sostenute per prestazioni alberghiere e di ristorazione rappresentano una categoria di costi particolarmente delicata sotto il profilo fiscale, in quanto possono assumere natura diversa a seconda del soggetto che le sostiene, del soggetto che ne beneficia e del contesto in cui vengono effettuate.
In linea generale, le spese per vitto e alloggio sono deducibili nella misura del 75% del loro ammontare, a condizione che siano inerenti all’attività esercitata. Tale regola riguarda sia le imprese sia i lavoratori autonomi, pur con alcune differenze applicative.
Principio di inerenza e spese personali
Un aspetto fondamentale è la dimostrazione dell’inerenza della spesa rispetto all’attività svolta.
Le spese di ristorazione e alberghiere, infatti, possono facilmente essere ricondotte alla sfera personale del contribuente. Per questo motivo, in caso di controllo, è necessario poter dimostrare che il costo è stato sostenuto per esigenze effettivamente collegate all’attività professionale o imprenditoriale.
Il semplice sostenimento della spesa non è sufficiente: è opportuno conservare documentazione idonea a provare il motivo della trasferta, l’occasione lavorativa e i soggetti coinvolti.
Spese sostenute in trasferta
Le spese di vitto e alloggio sostenute in occasione di una trasferta sono generalmente considerate inerenti, purché sia possibile dimostrare l’effettiva esigenza lavorativa dello spostamento.
La prova può essere fornita, ad esempio, tramite appuntamenti con clienti o fornitori, documentazione relativa a incontri di lavoro, contratti, preventivi, ordini, corrispondenza e-mail, note spese o indicazione dei soggetti presenti e della finalità dell’incontro.
Per imprenditori individuali, soci di società di persone e professionisti, anche quando la trasferta è giustificata, la deducibilità resta normalmente limitata al 75%.
Trasferte di dipendenti, collaboratori e amministratori
Per le spese di vitto e alloggio sostenute da dipendenti, collaboratori o amministratori di società di capitali occorre distinguere tra trasferte fuori dal Comune e trasferte all’interno del Comune sede di lavoro.
Le spese sostenute in occasione di trasferte fuori dal Comune sono generalmente deducibili integralmente per l’impresa o il professionista, nei limiti previsti dalla normativa.
Se la spesa viene anticipata dal dipendente o collaboratore e successivamente rimborsata, il rimborso non concorre alla formazione del reddito del percettore, a condizione che la trasferta sia correttamente documentata.
Per le trasferte effettuate all’interno del Comune sede di lavoro, invece, il trattamento fiscale è più restrittivo. Le somme riconosciute o rimborsate possono assumere rilevanza reddituale in capo al dipendente o collaboratore, salvo specifiche esclusioni previste per determinate spese di viaggio e trasporto documentate.
Documentazione delle spese
Quando il soggetto che usufruisce del servizio non coincide con il soggetto che sostiene la spesa, è importante che la documentazione fiscale sia correttamente intestata.
Nel caso di spese sostenute dall’impresa per dipendenti, collaboratori o amministratori, la fattura o il documento commerciale devono essere intestati al soggetto che sostiene il costo.
È inoltre opportuno indicare:
- il nominativo dei soggetti che hanno fruito del servizio;
- il motivo della spesa;
- il collegamento con l’attività aziendale o professionale;
- l’eventuale trasferta o incontro di lavoro.
Tali informazioni possono essere riportate direttamente nel documento fiscale oppure in una nota interna allegata.
Spese per clienti e ospitalità
Le spese sostenute per ospitare clienti, anche potenziali, possono essere considerate inerenti all’attività, ma il loro trattamento fiscale dipende dal contesto.
Le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute per clienti in occasione di fiere, esposizioni, eventi commerciali o visite presso sedi, stabilimenti o unità produttive dell’impresa non sono necessariamente spese di rappresentanza. In tali ipotesi possono essere considerate ordinarie spese di ospitalità, deducibili secondo le regole proprie della tipologia di costo.
Diverso è il caso delle spese sostenute a favore di fornitori, agenti o altri soggetti diversi dai clienti, che possono più facilmente rientrare tra le spese di rappresentanza.
Spese di rappresentanza
Le spese di vitto e alloggio possono qualificarsi come spese di rappresentanza quando sono sostenute con finalità promozionali o di pubbliche relazioni e non sono direttamente collegate a uno specifico ricavo.
In tal caso occorre applicare un doppio limite:
- prima si applica la deducibilità del 75% propria delle spese alberghiere e di ristorazione;
- successivamente si applicano i limiti previsti per le spese di rappresentanza, rapportati ai ricavi o ai compensi.
Dal 2025, ai fini della deducibilità delle spese di rappresentanza e delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto, assume particolare rilievo anche la modalità di pagamento. In linea generale, per la deducibilità ai fini delle imposte sui redditi e IRAP è richiesto l’utilizzo di strumenti di pagamento tracciabili.
Mense aziendali e buoni pasto
Non si applica il limite del 75% alle spese sostenute per servizi di mensa aziendale.
Rientrano in questa categoria, ad esempio, la gestione diretta della mensa, i servizi mensa affidati a terzi, le convenzioni con pubblici esercizi per la somministrazione dei pasti ai dipendenti e l’acquisto di buoni pasto destinati a dipendenti e collaboratori.
In tali ipotesi, la spesa può essere dedotta integralmente, nel rispetto delle condizioni previste dalla normativa.
Spese sostenute dai professionisti
Per i lavoratori autonomi, le spese per prestazioni alberghiere e somministrazione di alimenti e bevande sono deducibili, in generale:
- nella misura del 75%;
- entro il limite massimo del 2% dei compensi percepiti nel periodo d’imposta.
Il calcolo deve essere effettuato applicando prima la riduzione al 75% e successivamente confrontando l’importo ottenuto con il limite del 2% dei compensi incassati.
Nel caso in cui le spese siano sostenute direttamente dal committente per conto del professionista incaricato, la disciplina può cambiare. Se la documentazione è intestata al committente e la spesa è collegata all’incarico professionale, il costo può assumere natura di onere accessorio alla prestazione professionale.
Spese riaddebitate al committente
A partire dal 2025, per i professionisti assume particolare importanza la distinzione tra:
- spese anticipate in nome e per conto del cliente;
- spese intestate al professionista e riaddebitate analiticamente;
- spese sostenute direttamente dal committente.
Le spese anticipate in nome e per conto del cliente, se correttamente documentate e intestate al cliente, non costituiscono compenso per il professionista.
Le spese intestate al professionista e riaddebitate analiticamente seguono invece una disciplina specifica: il rimborso non concorre alla formazione del reddito del professionista, ma la relativa spesa non risulta deducibile in capo allo stesso.
Quando, invece, la spesa è sostenuta direttamente dal committente ed è a lui intestata, non si genera un compenso in natura per il professionista.
Pagamenti tracciabili
Un ulteriore profilo da considerare riguarda l’obbligo di tracciabilità dei pagamenti.
Dal 2025, per la deducibilità di determinate spese, tra cui quelle di vitto, alloggio, viaggio, trasporto e rappresentanza, è necessario utilizzare strumenti di pagamento tracciabili, quali bonifici, carte di credito, carte di debito o altri mezzi idonei a garantire la tracciabilità dell’operazione.
Il pagamento in contanti può quindi compromettere la deducibilità del costo ai fini delle imposte dirette e IRAP, pur restando ferme le specifiche regole IVA.
Conclusioni
La disciplina delle spese di vitto e alloggio può variare in base alla tipologia di contribuente, alla natura della spesa e alle modalità concrete con cui il costo viene sostenuto, documentato e pagato.
Una corretta gestione preventiva consente di evitare contestazioni, recuperare correttamente i costi deducibili e impostare procedure aziendali coerenti con la normativa vigente.
Per verificare il corretto trattamento fiscale delle spese sostenute dalla propria impresa o attività professionale, e per impostare una gestione documentale adeguata, lo Studio è a disposizione per una consulenza personalizzata e per ogni ulteriore chiarimento.